اتوماسیون اداری یا BPMS؟ برای مکانیزه‌سازی فرایندهای منابع انسانی کدام انتخاب بهتری است؟مقالات کاربردی

در بسیاری از سازمان‌ها، زمانی که صحبت از دیجیتالی کردن فرایندهای منابع انسانی می‌شود، اولین راهکاری که به ذهن مدیران می‌رسد، اتوماسیون اداری است. این تصور تا حدی طبیعی است؛ زیرا اتوماسیون اداری سال‌هاست برای مدیریت نامه‌ها، مکاتبات و مستندات سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و بسیاری از سازمان‌ها تجربه کار با آن را دارند.

اما زمانی که قرار است فرایندهایی مانند جذب و استخدام، مرخصی، مأموریت، ارزیابی عملکرد، ورود کارکنان، آموزش یا خروج پرسنل مکانیزه شوند، یک سؤال مهم مطرح می‌شود:

آیا اتوماسیون اداری برای این کار کافی است یا باید از BPMS استفاده کرد؟

واقعیت این است که هنوز بسیاری از سازمان‌ها تفاوت بین مدیریت مکاتبات و مدیریت فرایندها را نمی‌دانند. به همین دلیل، گاهی تصور می‌کنند هر نرم‌افزاری که بتواند یک درخواست را بین چند نفر جابه‌جا کند، همان BPMS است؛ در حالی که از نظر فنی، این دو نرم‌افزار طراحی کاملاً متفاوتی دارند.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که اتوماسیون اداری دقیقاً چه وظیفه‌ای دارد، چرا فرایندهای منابع انسانی با گردش مکاتبات تفاوت دارند، BPMS  چه مزایایی برای واحد منابع انسانی ایجاد می‌کند و در نهایت، برای هر سازمان کدام انتخاب منطقی‌تر است.

اتوماسیون اداری دقیقاً برای چه کاری طراحی شده است؟

اتوماسیون اداری (Office Automation) با هدف مدیریت مکاتبات و مستندات سازمانی توسعه پیدا کرده است. این نرم‌افزارها وظیفه دارند جریان نامه‌ها و اسناد را در سازمان مدیریت کنند و فرایندهای مربوط به دبیرخانه را مکانیزه سازند.

مهم‌ترین قابلیت‌های یک اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• ثبت نامه‌های وارده و صادره
• مدیریت نامه‌های داخلی
• ارجاع و پیگیری مکاتبات
• ثبت سوابق نامه‌ها
• بایگانی الکترونیکی اسناد
• مدیریت دبیرخانه
• جستجوی اسناد و مکاتبات
• تولید نامه بر اساس قالب‌های استاندارد

به عبارت دیگر، خروجی اصلی اتوماسیون اداری "نامه" و "سند" است، نه "فرایند".

به همین دلیل، اگر مأموریت سازمان تنها مدیریت مکاتبات باشد، اتوماسیون اداری انتخاب کاملاً مناسبی خواهد بود.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری چیست؟ کاربردها و مزایا

چرا فرایندهای منابع انسانی با مکاتبات اداری تفاوت دارند؟

بسیاری از فعالیت‌هایی که در واحد منابع انسانی انجام می‌شوند، در ظاهر یک درخواست ساده به نظر می‌رسند؛ اما در عمل، مجموعه‌ای از قوانین، تصمیم‌ها، محاسبات و تعامل بین واحدهای مختلف را شامل می‌شوند.

برای مثال، فرایند درخواست مرخصی را در نظر بگیرید.

در نگاه اول، ممکن است تصور شود که این فرایند تنها شامل ثبت یک درخواست و تأیید مدیر است؛ اما در عمل معمولاً موارد زیر نیز انجام می‌شود:

1. بررسی مانده مرخصی کارمند
2. اعمال قوانین سازمان
3. کنترل نوع مرخصی
4. محاسبه خودکار تعداد روزها
5. ارسال درخواست برای مدیر مستقیم
6. ارسال به منابع انسانی
7. ثبت اطلاعات در سیستم حضور و غیاب
8. ثبت سوابق برای گزارش‌های مدیریتی

این دیگر یک نامه یا مکاتبه نیست؛ بلکه یک فرایند کسب‌وکار (Business Process) است.

همین موضوع درباره بسیاری از فعالیت‌های دیگر منابع انسانی نیز صدق می‌کند.

چرا اتوماسیون اداری برای اجرای فرایندهای منابع انسانی طراحی نشده است؟

یکی از رایج‌ترین اشتباهات در پروژه‌های مکانیزه سازی فرایندها این است که تصور می‌شود هر نوع گردش کار را می‌توان در اتوماسیون اداری پیاده‌سازی کرد.

در حالی که معماری اتوماسیون اداری برای چنین هدفی طراحی نشده است.

اگر یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری بتواند امکاناتی مانند موارد زیر را ارائه دهد:

• طراحی فرم‌های داده‌ای
• تعریف مراحل مختلف فرایند
• شرط‌گذاری
• قوانین کسب‌وکار
• مسیرهای متفاوت اجرا
• گردش کار پویا
• اتصال به سایر سامانه‌ها

در واقع این قابلیت‌ها متعلق به  Workflow یا BPMS  هستند؛ حتی اگر در همان نرم‌افزار اتوماسیون اداری ارائه شوند.

به همین دلیل، برخی از اتوماسیون‌های اداری امروزی برای پاسخگویی به نیاز سازمان‌ها، در کنار بخش مکاتبات، یک موتور گردش کار به صورت داخلی(ساده) یا به صورت جداگانه نیز به محصول خود اضافه کرده‌اند.

بنابراین نباید این قابلیت‌ها را جزئی از ماهیت اتوماسیون اداری دانست.

BPMS چیست و چه تفاوتی با اتوماسیون اداری دارد؟

 BPMS (Business Process Management Suite) نرم‌افزاری است که برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای کسب‌وکار توسعه یافته است.

تمرکز BPMS بر اجرای فرایندهاست، نه مدیریت نامه‌ها.

در BPMS می‌توان:

• فرایندها را با استاندارد BPMN مدل‌سازی کرد.
• قوانین کسب‌وکار تعریف کرد.
• مسیرهای مختلف اجرا را مشخص نمود.
• تصمیم‌گیری‌های خودکار انجام داد.
• فرم‌های داده‌ای طراحی کرد.
• فرایندها را به سایر نرم‌افزارها متصل کرد.
• شاخص‌های عملکرد (KPI) را اندازه‌گیری کرد.
• گلوگاه‌های فرایند را شناسایی کرد.
• فرایندها را بدون توسعه مجدد، بهبود داد.

به همین دلیل،  BPMS برای مدیریت فرایندهای سازمانی طراحی شده است؛ نه صرفاً مدیریت اسناد.

بیشتر بخوانید: تفاوت نرم افزار‌ BPMS و اتوماسیون اداری

آیا اتوماسیون اداری و BPMS رقیب یکدیگر هستند؟

در واقع این دو نرم‌افزار نقش‌های متفاوتی در سازمان دارند و در بسیاری از پروژه‌ها، در کنار یکدیگر استفاده می‌شوند.

اتوماسیون اداری وظیفه مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و اسناد را بر عهده دارد، در حالی که BPMS مسئول اجرای فرایندهای کسب‌وکار است.

برای مثال، در فرایند استخدام ممکن است:

__AMPbull; کل فرایند جذب، بررسی رزومه، مصاحبه و تأییدها در BPMS اجرا شود.

__AMPbull; پس از تأیید نهایی، حکم استخدام یا سایر مکاتبات رسمی از طریق اتوماسیون اداری صادر و بایگانی شوند.

بنابراین، این دو سامانه می‌توانند یکدیگر را تکمیل کنند، نه اینکه جایگزین هم باشند.

هنگام انتخاب بین اتوماسیون اداری و BPMS به چه نکاتی توجه کنیم؟

اگر هدف شما تنها مدیریت مکاتبات سازمان است، اتوماسیون اداری پاسخگوی نیازتان خواهد بود.

اما اگر فرایند موردنظر شما دارای ویژگی‌های زیر است:

• مراحل مختلف اجرا
• قوانین کسب‌وکار
• تصمیم‌گیری
• محاسبات
• فرم‌های داده‌ای
• اتصال به سایر نرم‌افزارها
• گزارش‌های مدیریتی
• امکان تغییر فرایند در آینده

به احتمال زیاد به BPMS نیاز خواهید داشت.

در واقع، هرجا صحبت از فرایند باشد،  BPMS انتخاب تخصصی‌تر و آینده‌نگرانه‌تری است.

جمع‌بندی

یکی از مهم‌ترین اشتباهات در انتخاب نرم‌افزارهای سازمانی، یکسان دانستن مدیریت مکاتبات با مدیریت فرایندها است.

اتوماسیون اداری برای مدیریت نامه‌ها، اسناد، دبیرخانه و گردش مکاتبات طراحی شده است و در این حوزه عملکرد بسیار مناسبی دارد. اما فرایندهای منابع انسانی، از جمله جذب و استخدام، مرخصی، مأموریت، ارزیابی عملکرد، آموزش، ورود و خروج کارکنان، تنها یک گردش مکاتبه نیستند؛ بلکه مجموعه‌ای از قوانین، تصمیم‌گیری‌ها، محاسبات و تعامل با سایر سامانه‌ها را در بر می‌گیرند.

به همین دلیل، اگرچه برخی محصولات اتوماسیون اداری امروزی با افزودن موتور Workflow یا BPMS امکان اجرای این فرایندها را نیز فراهم کرده‌اند، اما این قابلیت‌ها متعلق به هسته اتوماسیون اداری نیستند، بلکه توسط موتور مدیریت فرایند ارائه می‌شوند.

اگر سازمان شما به دنبال دیجیتالی‌سازی واقعی فرایندهای منابع انسانی، افزایش بهره‌وری، حذف گلوگاه‌ها و امکان توسعه فرایندها در آینده است، انتخاب یک  BPMS در کنار اتوماسیون اداری، راهکاری اصولی‌تر و پایدارتر خواهد بود.

اتوماسیون اداری پیشرو؛ مدیریت مکاتبات در کنار BPMS

در اتوماسیون اداری پیشرو، تنها به مدیریت نامه‌ها و مکاتبات سازمانی محدود نمی‌شوید. این راهکار با بهره‌گیری از موتور BPMS، امکان مکانیزه‌سازی فرایندهای پیچیده منابع انسانی را نیز در اختیار سازمان شما قرار می‌دهد.

به این ترتیب، می‌توانید مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و اسناد را در کنار اجرای هوشمند فرایندهایی مانند جذب و استخدام، مرخصی، مأموریت، ارزیابی عملکرد، آموزش و سایر فرایندهای منابع انسانی، در یک بستر یکپارچه انجام دهید.

اگر در انتخاب بین اتوماسیون اداری و BPMS تردید دارید، کارشناسان پیشرو آماده‌اند تا با بررسی نیازهای سازمان شما، مناسب‌ترین راهکار را برای مکانیزه‌سازی فرایندهای منابع انسانی پیشنهاد دهند.

برای آشنائی بیشتر با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت