در بسیاری از سازمانها، بخش قابلتوجهی از ارتباطات مرتبط با فرآیندها خارج از سیستم مدیریت فرایند انجام میشود. کارکنان برای پرسیدن سؤال، اعلام نظر، ارائه توضیحات یا پیگیری وضعیت یک درخواست، از پیامرسانها، تماس تلفنی، ایمیل یا حتی گفتوگوهای حضوری استفاده میکنند. نتیجه این وضعیت، پراکندگی اطلاعات، از بین رفتن سابقه تصمیمات، افزایش خطا و دشوار شدن پیگیری فرآیندها است.
در یک سیستم مدیریت فرایند (BPMS)، تمام اطلاعات مربوط به هر فرآیند باید در همان بستر ثبت و قابل رهگیری باشد. هرچه ارتباطات نیز در کنار اطلاعات فرآیند ذخیره شوند، شفافیت، سرعت و کیفیت اجرای فرآیندها به شکل قابلتوجهی افزایش پیدا میکند.
به همین منظور، افزونه کامنتگذاری در کارها و درخواستها در نرمافزار مدیریت فرایند پیشرو توسعه یافته است تا تمامی گفتگوها، نظرات و تبادل اطلاعات مربوط به هر درخواست، دقیقاً در همان کار و بدون خروج از محیط سیستم انجام شود.
افزونه کامنتگذاری در کارها و درخواستها چیست؟
این افزونه امکان ثبت گفتگوهای داخلی میان کاربران را برای هر کار (Task) یا درخواست (Request) فراهم میکند. کاربران میتوانند در هر مرحله از فرآیند، توضیحات موردنیاز خود را ثبت کنند، سایر افراد را در جریان قرار دهند و بدون نیاز به ابزارهای جانبی، تمامی ارتباطات را در همان پرونده فرآیند مدیریت کنند.
در نتیجه، هر درخواست علاوه بر اطلاعات اجرایی، به یک سابقه کامل از مکاتبات، تصمیمات و تعاملات تبدیل میشود که در هر زمان قابل مشاهده و پیگیری خواهد بود.
امکانات افزونه کامنتگذاری
1. ثبت کامنت برای هر کار یا درخواست
کاربران میتوانند برای هر مرحله از فرآیند، توضیحات، پیشنهادها، پرسشها یا اطلاعات تکمیلی خود را مستقیماً در همان درخواست ثبت کنند.
2. ارسال اعلان هوشمند
پس از ثبت هر کامنت، سیستم بهصورت خودکار برای تمامی کاربران مرتبط با آن کار اعلان ارسال میکند تا هیچ پیام مهمی از دید افراد پنهان نماند.
3. انتقال مستقیم به همان درخواست
کاربران با انتخاب اعلان دریافتی، مستقیماً وارد همان درخواست یا کار میشوند و بدون جستجوی دستی، ادامه فرآیند را مشاهده خواهند کرد.
4. تگ کردن کاربران
در صورت نیاز میتوان افراد مشخصی را در کامنتها تگ کرد تا تنها همان کاربران اعلان اختصاصی دریافت کنند و سریعتر نسبت به موضوع اقدام نمایند.
5. ثبت دائمی تاریخچه گفتگوها
تمامی مکالمات به همراه زمان ثبت و اطلاعات کاربران در کنار همان درخواست ذخیره میشود و همیشه قابل مراجعه خواهد بود.
6. کاهش ارتباطات خارج از سیستم
با متمرکز شدن گفتگوها در BPMS، نیاز به پیگیری از طریق پیامرسانها، تماس تلفنی یا ایمیل تا حد زیادی کاهش پیدا میکند و تمامی اطلاعات در یک بستر واحد نگهداری میشود.
مهمترین مزایای استفاده از این افزونه
استفاده از افزونه کامنتگذاری تنها یک قابلیت ارتباطی نیست، بلکه باعث ارتقای کیفیت اجرای فرآیندهای سازمان میشود.
مهمترین مزایای این افزونه عبارتاند از:
- ثبت متمرکز تمامی نظرات، تصمیمات مرتبط با هر کار
- جلوگیری از گم شدن اطلاعات و مکاتبات
- کاهش زمان پیگیری درخواستها
- افزایش سرعت پاسخگویی میان واحدها
- کاهش تماسها و پیامهای خارج از سیستم
- بهبود همکاری بین واحدهای سازمان
- افزایش قابلیت رهگیری تصمیمات
- تسهیل بررسی پروندهها در آینده
- افزایش بهرهوری کاربران در انجام فرآیندها
اگر به دنبال افزایش شفافیت، حذف پیگیریهای پراکنده، ثبت کامل تاریخچه مکاتبات و بهبود همکاری میان کاربران در فرآیندهای سازمانی هستید، افزونه کامنتگذاری در کارها و درخواستها انتخابی کاربردی برای سازمان شما خواهد بود.
همین امروز برای دریافت نسخه افزونه، مشاهده دمو و دریافت مشاوره تخصصی با کارشناسان پیشرو تماس بگیرید تا این قابلیت را متناسب با نیازهای سازمان خود در نرمافزار مدیریت فرایند پیشرو پیادهسازی کنید.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو