در بسیاری از فرایندهای سازمانی، یکی از پرتکرارترین درخواستهای کاربران، اطلاع از وضعیت درخواست یا کار در حال اجرا است. این موضوع در فرایندهایی مانند درخواست مرخصی، استخدام، ثبت شکایات، درخواست خدمات، صدور مجوز، ثبت سفارش و دهها فرایند دیگر بهصورت مداوم تکرار میشود. در چنین شرایطی، اگر کاربران برای اطلاع از وضعیت درخواست خود مجبور به تماس با واحدهای مختلف یا ورود به نرمافزار باشند، علاوه بر افزایش حجم مراجعات، زمان کارشناسان نیز صرف پاسخگویی به درخواستهای تکراری خواهد شد.
قابلیت رهگیری آنلاین وضعیت کار در فرایندها که از طریق افزونه ورودی وب نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو ارائه شده است، این امکان را فراهم میکند تا کاربران بدون نیاز به ورود به سامانه، تنها از طریق یک لینک اختصاصی، آخرین وضعیت اجرای فرایند را مشاهده کنند.
رهگیری وضعیت فرایند بدون نیاز به ورود به نرمافزار
در این قابلیت، مدیر فرایند میتواند برای هر فرایند مشخص کند که امکان رهگیری آنلاین فعال باشد. پس از فعالسازی، یک لینک رهگیری در اختیار کاربران قرار میگیرد که میتواند در وبسایت، پورتال سازمان، سامانه خدمات الکترونیکی یا هر بستر دیگری قرار گیرد.
کاربران تنها با استفاده از همین لینک میتوانند وضعیت درخواست خود را مشاهده کنند؛ بدون اینکه نیاز به ایجاد حساب کاربری یا ورود به نرمافزار مدیریت فرایند داشته باشند.
این ویژگی بهویژه برای سازمانهایی که با اربابرجوع، مشتریان یا کاربران خارج از سازمان در ارتباط هستند، تجربهای سادهتر و حرفهایتر در ارائه خدمات ایجاد میکند.
مدیر فرایند تعیین میکند چه اطلاعاتی نمایش داده شود
یکی از مهمترین ویژگیهای این قابلیت، امکان کنترل کامل اطلاعات قابل نمایش است.
در تنظیمات هر فرایند و از طریق بخش ورودی وب، مدیر سیستم میتواند گزینه رهگیری فرایند را فعال کرده و مشخص کند کاربران به چه اطلاعاتی دسترسی داشته باشند.
اطلاعات قابل نمایش شامل موارد زیر است:
- تاریخچه اجرای فرایند
- مسیر و نقشه اجرای فرایند (Process Map)
- نظرات و کامنتهای ثبتشده
- فرمهای تکمیلشده مرتبط با فرایند
به این ترتیب، سازمان میتواند متناسب با سیاستهای امنیتی خود، فقط اطلاعات موردنیاز را در اختیار کاربران قرار دهد.
مشاهده تاریخچه اجرای فرایند
کاربران میتوانند تمامی مراحل انجامشده روی درخواست خود را مشاهده کنند.
این تاریخچه دید مناسبی از روند انجام کار در اختیار کاربر قرار میدهد و باعث میشود بدون نیاز به تماس با کارشناسان، از وضعیت فعلی درخواست خود مطلع باشد.
وجود این اطلاعات علاوه بر افزایش شفافیت، از ایجاد ابهام در روند رسیدگی به درخواستها نیز جلوگیری میکند.
نمایش نقشه و مسیر طیشده فرایند
در بسیاری از فرایندها، اطلاع از اینکه درخواست در کدام مرحله قرار دارد اهمیت زیادی دارد.
با فعالسازی نمایش نقشه فرایند، کاربران میتوانند مسیر طیشده درخواست را مشاهده کرده و بدانند اکنون فرایند در چه مرحلهای قرار دارد و چه مراحلی تاکنون انجام شده است.
این قابلیت به درک بهتر وضعیت درخواست کمک کرده و باعث کاهش تماسهای پیگیری خواهد شد.
دسترسی به نظرات ثبتشده در فرایند
در صورتی که نمایش نظرات فعال شده باشد، کاربران میتوانند کامنتها و توضیحاتی را که در طول اجرای فرایند ثبت شدهاند مشاهده کنند.
این موضوع بهخصوص در فرایندهایی که نیاز به ارائه توضیح، اعلام دلیل یا ثبت نظر توسط کارشناسان وجود دارد، باعث افزایش شفافیت و تسهیل ارتباط میان سازمان و کاربران خواهد شد.
مشاهده فرمهای تکمیلشده
در صورت نیاز، امکان نمایش فرمهای تکمیلشده نیز وجود دارد.
کاربران میتوانند اطلاعات ثبتشده در فرمهای مرتبط با درخواست خود را مشاهده کرده و در صورت لزوم سوابق ثبتشده را بررسی کنند.
این قابلیت برای فرایندهایی که چندین فرم در طول اجرای آن تکمیل میشود، ارزش زیادی ایجاد میکند.
امنیت در دسترسی به اطلاعات
رهگیری وضعیت فرایند از طریق لینک رهگیری امن انجام میشود و کاربران تنها به اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت که مدیر فرایند برای آنها مجاز کرده است.
بنابراین علاوه بر سهولت دسترسی، امنیت اطلاعات نیز بهطور کامل حفظ خواهد شد و امکان مدیریت سطح دسترسی برای هر فرایند وجود دارد.
کاربردهای رهگیری آنلاین وضعیت کار
این قابلیت در طیف گستردهای از فرایندهای سازمانی قابل استفاده است؛ از جمله:
- رهگیری درخواست استخدام
- پیگیری درخواست مرخصی
- رهگیری درخواست خدمات
- پیگیری شکایات و پیشنهادات
- استعلام وضعیت سفارش
- پیگیری درخواستهای پشتیبانی
- رهگیری درخواست صدور مجوز
- پیگیری درخواستهای مشتریان
- رهگیری پروندههای سازمانی
در تمامی این سناریوها، کاربران بدون نیاز به تماس با کارشناسان یا ورود به نرمافزار، میتوانند وضعیت درخواست خود را مشاهده کنند.
مزایای رهگیری آنلاین وضعیت فرایند
استفاده از این قابلیت مزایای متعددی برای سازمانها به همراه دارد:
- کاهش تماسها و مراجعات برای استعلام وضعیت درخواستها
- افزایش شفافیت در اجرای فرایندها
- بهبود تجربه کاربران و مشتریان
- دسترسی سریع به وضعیت درخواست از طریق لینک رهگیری
- حذف نیاز به ایجاد حساب کاربری برای کاربران خارج از سازمان
- کنترل کامل اطلاعات قابل نمایش توسط مدیر فرایند
- افزایش بهرهوری کارشناسان با کاهش پاسخگوییهای تکراری
- امکان استفاده در وبسایت، پورتال و سایر سامانههای سازمانی
رهگیری هوشمند درخواست ها و کارها در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو
قابلیت رهگیری آنلاین وضعیت کار در فرایندها در نرم افزار مدیریت فرایند پیشروو از طریق افزونه ورودی وب ارائه شده است. این قابلیت با فراهم کردن امکان مشاهده وضعیت اجرای فرایند از طریق یک لینک امن، ارتباط میان سازمان و کاربران را سادهتر کرده و فرآیند پیگیری درخواستها را شفاف، سریع و قابل مدیریت میکند.
اگر در سازمان خود فرایندهایی دارید که کاربران بهطور مداوم وضعیت آنها را پیگیری میکنند، این قابلیت میتواند بخش قابل توجهی از مراجعات و تماسهای تکراری را کاهش داده و تجربهای حرفهایتر در ارائه خدمات ایجاد کند.
جهت آشنایی با ویژگی جدید این افزونه، اینجا کلیک کنید.
جهت مشاهده ویدئوی معرفی کامل افزونه ورودی وب، اینجا کلیک کنید.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو